Proč předávací protokol
Podle § 255 zákoníku práce odpovídá zaměstnanec za ztrátu nástrojů, ochranných pracovních prostředků a jiných podobných věcí, které mu zaměstnavatel svěřil na písemné potvrzení. Klíčová slova jsou „na písemné potvrzení“: bez podepsaného protokolu se zvláštní odpovědnost za ztrátu svěřené věci neuplatní a zaměstnavatel by musel prokazovat zavinění podle obecných pravidel.
Protokol se hodí i bez sporu: při odchodu zaměstnance je hned vidět, co má vrátit, a při inventuře, kde věc je.
Co musí předávací protokol obsahovat
- Zaměstnavatele (obchodní firma, IČO, sídlo) a zaměstnance (jméno, osobní číslo, funkce).
- Přesnou identifikaci každé věci: název, inventární číslo, sériové číslo, případně IMEI nebo SPZ.
- Stav při předání (nová, používaná, poškození) – ideálně s fotkou, ať se později nepře o škrábance.
- Cenu věci. Rozhoduje o tom, zda je potřeba dohoda o odpovědnosti (věci nad 50 000 Kč).
- Prohlášení, že zaměstnanec věci převzal, bude je používat jen on a vrátí je na vyzvání, nejpozději při skončení pracovního poměru.
- Datum a podpisy zaměstnance i zaměstnavatele.
Věc nad 50 000 Kč: nestačí protokol
Převyšuje-li cena svěřené věci 50 000 Kč, lze ji svěřit jen na základě písemné dohody o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí (§ 255 odst. 2 zákoníku práce). Typicky jde o výkonnější notebook, služební auto nebo měřicí přístroj.
Tuto dohodu nelze uzavřít se zaměstnancem mladším 18 let. Takovému zaměstnanci věc nad 50 000 Kč se zvláštní odpovědností svěřit nelze.
Sdílené věci se nesvěřují jednomu člověku
Zvláštní odpovědnost se týká věcí, které užívá výhradně konkrétní zaměstnanec. Tiskárnu na chodbě nebo zasedačkový projektor nelze „svěřit“ jedné osobě – evidujte je u místnosti nebo oddělení.
Elektronický podpis protokolu
Protokol nemusí být na papíře. Podpis prstem na tabletu nebo telefonu je prostý elektronický podpis; aby šel později doložit, ukládejte k němu čas, způsob podpisu a otisk (hash) podepsaného dokumentu a pošlete zaměstnanci kopii. Důkazní hodnota je nižší než u vlastnoručního podpisu na papíře, pro běžné vybavení to ale v praxi stačí.
Časté otázky
Je předávací protokol pro zaměstnance povinný?
Zákon ho výslovně nenařizuje, ale bez písemného potvrzení o převzetí nevznikne zvláštní odpovědnost za ztrátu svěřené věci podle § 255 zákoníku práce. Prakticky je proto nutný.
Musí zaměstnanec předávací protokol podepsat?
Ano, podpis zaměstnance je to, co potvrzuje převzetí. Pokud odmítne, sepište záznam o odmítnutí za přítomnosti svědka.
Platí elektronicky podepsaný předávací protokol?
Ano, písemnou formu lze zachovat i elektronicky (§ 561 a 562 občanského zákoníku). Ukládejte čas, způsob podpisu a otisk dokumentu a pošlete zaměstnanci kopii.
Co když věc stojí víc než 50 000 Kč?
Pak nestačí protokol, je potřeba písemná dohoda o odpovědnosti za ztrátu svěřených věcí (§ 255 odst. 2 ZP). Vzor najdete níže.
Jak dlouho protokol uchovávat?
Nejméně po dobu, kdy má zaměstnanec věc u sebe, a po vrácení přiměřenou dobu kvůli případným nárokům. Vratku věci potvrďte druhým protokolem.